การ จัดทริปบริษัท อาจดูเหมือนเป็นแค่การหาสถานที่ พาพนักงานไปเที่ยว และกลับตามกำหนด แต่ในมุมของ HR หรือผู้รับผิดชอบกิจกรรมจริง ๆ แล้วมีรายละเอียดให้จัดการมากกว่านั้น ตั้งแต่จำนวนคน งบประมาณ ที่พัก อาหาร กิจกรรม ไปจนถึงการเดินทางและความปลอดภัย โดยเฉพาะบริษัทที่มีพนักงานหลายสิบหรือหลายร้อยคน การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยลดปัญหาที่มักเกิดขึ้นหน้างาน เช่น รถไม่พอ โปรแกรมแน่นเกินไป จุดนัดหมายไม่ชัดเจน หรือพนักงานเดินทางไม่พร้อมกัน
บทความนี้จึงรวบรวม Checklist สำหรับคนที่กำลังจัดทริปบริษัท ตั้งแต่เริ่มวางแผนไปจนถึงวันเดินทาง พร้อมแนวทางเลือก รถบัสสำหรับองค์กร ให้เหมาะกับจำนวนพนักงานและรูปแบบกิจกรรม
1. กำหนดวัตถุประสงค์ของทริปบริษัทก่อน
ก่อนเริ่มหาสถานที่หรือจองรถ ควรตอบให้ได้ก่อนว่า บริษัทจัดทริปนี้เพื่ออะไร เพราะวัตถุประสงค์มีผลต่อรูปแบบของทริปทั้งหมด หากเป็น Company Outing อาจเน้นการพักผ่อนและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน แต่ถ้าเป็น Team Building ก็ควรเลือกสถานที่ที่มีกิจกรรมให้พนักงานทำร่วมกัน ส่วนการจัดสัมมนาอาจต้องมีห้องประชุม อุปกรณ์นำเสนอ และพื้นที่สำหรับทำกิจกรรม
เมื่อกำหนดเป้าหมายได้แล้ว การเลือกสถานที่ งบประมาณ และรูปแบบกิจกรรมจะง่ายขึ้น และช่วยให้ HR ไม่ต้องพยายามใส่ทุกอย่างลงไปในทริปเดียว
2. เช็กจำนวนพนักงานที่เดินทางจริง
จำนวนพนักงานที่บริษัทมีทั้งหมดอาจไม่เท่ากับจำนวนคนที่จะเดินทางจริง ดังนั้นควรเปิดให้พนักงานยืนยันเข้าร่วมก่อนจองบริการต่าง ๆ โดยควรรวบรวมทั้งจำนวนพนักงาน ผู้บริหารหรือผู้ติดตาม ผู้ที่เดินทางไป–กลับเอง รวมถึงผู้ที่มีข้อจำกัดด้านอาหารหรือความต้องการเฉพาะ
ข้อมูลจำนวนคนมีผลโดยตรงกับการเลือกทั้งสถานที่ รถบัส ห้องพัก และอาหาร โดยเฉพาะเรื่องรถ หากจำนวนคนเปลี่ยนจาก 30 คนเป็น 40 คนในช่วงใกล้วันเดินทาง อาจต้องปรับขนาดรถหรือเพิ่มรถอีกคัน
3. ตั้งงบประมาณสำหรับทริปบริษัท
การตั้งงบตั้งแต่ต้นช่วยให้ HR คุมค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น และสามารถเปรียบเทียบแต่ละตัวเลือกได้อย่างเป็นระบบ ค่าใช้จ่ายหลักที่ควรเตรียมไว้ ได้แก่ ค่าเดินทาง ค่าเช่ารถบัส ค่าที่พัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าเข้าสถานที่ ค่ากิจกรรม และงบสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นเพิ่มเติม
ไม่ควรใช้งบทั้งหมดไปกับสถานที่หรือที่พักจนเหลืองบสำหรับการเดินทางน้อยเกินไป เพราะการเดินทางเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์ทั้งทริป สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ควรขอใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการแต่ละส่วนและกำหนดงบต่อคน เพื่อให้เห็นภาพค่าใช้จ่ายรวมได้ชัดเจน
4. เลือกสถานที่จาก “กิจกรรม” ไม่ใช่แค่ความสวย
สถานที่สวยไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะกับการจัดทริปบริษัทเสมอไป ก่อนเลือกสถานที่ควรดูว่ามีกิจกรรมอะไรให้พนักงานทำ และสามารถรองรับจำนวนคนของบริษัทได้หรือไม่
หากต้องการจัด Team Building สถานที่ควรมีพื้นที่สำหรับทำกิจกรรมกลุ่ม หากต้องการพักผ่อน อาจเลือกรีสอร์ตที่มีพื้นที่ส่วนกลางและสิ่งอำนวยความสะดวกครบ ส่วนบริษัทที่ต้องการทำ CSR ก็ควรเลือกสถานที่หรือชุมชนที่สามารถจัดกิจกรรมเพื่อสังคมได้
อีกเรื่องที่ควรดูคือระยะทางจากกรุงเทพฯ หรือสำนักงาน เพราะหากใช้เวลาเดินทางนานมาก แต่จัดกิจกรรมเพียงไม่กี่ชั่วโมง พนักงานอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการนั่งรถแทนที่จะได้พักผ่อนหรือทำกิจกรรมร่วมกัน
อ่านเพิ่ม! จัด Outing บริษัท ที่ไหนดี? แนะนำสถานที่ท่องเที่ยวประจำปีสุดฮิต!
5. วางกำหนดการให้มีทั้งกิจกรรมและเวลาพัก
หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในการจัดทริปบริษัทคือ การใส่กิจกรรมแน่นเกินไป เพราะการเดินทางเป็นกลุ่มใหญ่ใช้เวลาในการรวมคน ขึ้นรถ เช็กจำนวน และเคลื่อนย้ายระหว่างสถานที่มากกว่าการเดินทางแบบส่วนตัว
กำหนดการจึงควรมีทั้งช่วงกิจกรรมและเวลาพัก เช่น วันแรกอาจออกเดินทางช่วงเช้า แวะพัก รับประทานอาหารกลางวัน ทำกิจกรรม และเข้าที่พัก ส่วนวันที่สองจึงค่อยทำกิจกรรมต่อและเดินทางกลับ โดยไม่จำเป็นต้องพยายามเก็บทุกสถานที่ เพราะเป้าหมายของ Company Outing คือให้พนักงานได้ใช้เวลาร่วมกัน ไม่ใช่ทำเวลาแข่งกับโปรแกรมทัวร์
6. เลือกรถบัสให้เหมาะกับจำนวนพนักงาน
สำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก การเลือก รถบัสพร้อมคนขับ ช่วยให้ทุกคนเดินทางไปด้วยกัน และลดความยุ่งยากจากการใช้รถส่วนตัวหลายคัน แต่สิ่งสำคัญคือไม่ควรเลือกจากจำนวนที่นั่งเพียงอย่างเดียว เพราะขนาดรถที่เหมาะสมยังขึ้นอยู่กับจำนวนสัมภาระ ระยะทาง จำนวนวันที่ใช้รถ และลักษณะของเส้นทาง
รถบัส 15–32 ที่นั่ง
เหมาะกับทีมขนาดเล็กหรือกลุ่มย่อยที่มีสมาชิกประมาณ 15–30 คน หากบริษัทมีหลายทีมและต้องการแยกกลุ่มตามโปรแกรม ก็สามารถพิจารณารถขนาดนี้เป็นตัวเลือกได้ สามารถดูรายละเอียด รถบัส 15–32 ที่นั่ง เพิ่มเติม
รถบัส 30–39 ที่นั่ง
เหมาะกับบริษัทที่มีผู้เดินทางประมาณ 25–35 คน เป็นขนาดที่ใช้กับ Company Outing และสัมมนาได้ค่อนข้างหลากหลาย หากต้องการเปรียบเทียบรายละเอียดรถเพิ่มเติม สามารถดู รถบัส 30–39 ที่นั่ง
รถบัส 40–45 ที่นั่ง
เหมาะกับทีมขนาดใหญ่ประมาณ 35–45 คน และช่วยให้พนักงานเดินทางพร้อมกันได้ในรถคันเดียว สำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก อาจใช้รถหลายคันและแบ่งตามแผนกหรือจุดรับ เพื่อให้การจัดการง่ายขึ้น ดูรายละเอียด รถบัส 40–45 ที่นั่ง
หากยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกขนาดไหน สามารถแจ้งจำนวนพนักงาน เส้นทาง และโปรแกรมกับผู้ให้บริการ เพื่อให้ช่วยประเมินรถที่เหมาะสมได้
7. วางแผนจุดรับพนักงานให้ดี
หากพนักงานเดินทางมาจากหลายพื้นที่ ไม่จำเป็นต้องกำหนดจุดรับจำนวนมากจนเกินไป เพราะจะทำให้รถต้องวนรับคนและเสียเวลา วิธีที่ง่ายกว่าคือกำหนด จุดนัดหมายหลัก เช่น สำนักงาน สถานีรถไฟฟ้า หรือพื้นที่ที่สามารถจอดรถบัสได้สะดวก
ควรแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับจุดขึ้นรถ เวลานัดหมาย เวลารถออกจริง เบอร์ผู้ประสานงาน และรถคันที่ต้องขึ้น รวมถึงควรกำหนดเวลาเผื่อไว้เล็กน้อย เพราะการรอพนักงานเพียงไม่กี่คนสามารถกระทบกำหนดการทั้งคณะได้
8. เช็กความปลอดภัยของรถก่อนจอง
เรื่องความปลอดภัยควรเป็นหนึ่งใน Checklist สำคัญ โดยเฉพาะเมื่อบริษัทต้องดูแลพนักงานจำนวนมาก ก่อนเลือกผู้ให้บริการควรสอบถามว่ามีการดูแลรถอย่างไร มีระบบความปลอดภัยอะไร และมีการตรวจสอบรถก่อนออกเดินทางหรือไม่
รายละเอียดที่ควรตรวจสอบ เช่น GPS เข็มขัดนิรภัย ระบบเบรก ระบบ ABS ระบบจำกัดความเร็ว อุปกรณ์ดับเพลิง ประกันภัยผู้โดยสาร และสภาพยาง รวมถึงขั้นตอนการตรวจเช็กรถก่อนเดินทาง สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมจาก 5 มาตรฐานความปลอดภัยรถบัสท่องเที่ยว และ ระบบเบรก ABS
9. เช็กสภาพเบาะและอุปกรณ์ภายในรถ
ความปลอดภัยไม่ใช่เรื่องเดียวที่ควรดู เพราะพนักงานอาจต้องนั่งรถหลายชั่วโมง เบาะที่ชำรุด เข็มขัดนิรภัยใช้งานไม่ได้ หรืออุปกรณ์ภายในรถไม่พร้อม อาจทำให้ประสบการณ์การเดินทางแย่ลง
หากต้องการรู้ว่าควรตรวจสอบส่วนไหนของรถก่อนเช่า สามารถอ่าน เช็กก่อนเช่า! ที่นั่งรถบัสสภาพดี ไม่ชำรุด ต้องดูจุดไหนบ้าง เพื่อใช้เป็น Checklist ก่อนตัดสินใจ
10. รถบัสชั้นเดียวหรือสองชั้น เลือกแบบไหนดี?
หากบริษัทกำลังเลือกประเภทรถบัส ควรดูทั้งจำนวนคนและลักษณะของเส้นทาง รถบัสสองชั้นสามารถรองรับผู้โดยสารได้จำนวนมาก แต่มีข้อจำกัดด้านความสูงและลักษณะเส้นทางบางประเภท ขณะที่รถบัสชั้นเดียวมีความสูงน้อยกว่า และเหมาะกับเส้นทางที่ต้องผ่านพื้นที่หรือสถานที่ที่มีข้อจำกัดด้านความสูง
หากกำลังตัดสินใจ สามารถอ่าน ความปลอดภัยรถบัส 2 ชั้น vs รถบัสชั้นเดียว เพื่อทำความเข้าใจความแตกต่างก่อนเลือกใช้บริการ
11. เลือกผู้ให้บริการรถบัสอย่างไรให้เหมาะกับบริษัท?
สำหรับงานองค์กร ราคาไม่ควรเป็นปัจจัยเดียวในการเลือกบริษัทเช่ารถบัส สิ่งที่ควรเปรียบเทียบมีตั้งแต่ประสบการณ์การให้บริการ ขนาดและสภาพรถ ระบบความปลอดภัย ความพร้อมของพนักงานขับรถ ไปจนถึงการประสานงานและรายละเอียดในใบเสนอราคา
บริษัทควรตรวจสอบด้วยว่าใบเสนอราคาครอบคลุมค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และมีเงื่อนไขเพิ่มเติมหรือไม่ เพราะราคาที่ถูกที่สุดในตอนแรกอาจไม่ได้หมายความว่าเป็นตัวเลือกที่คุ้มที่สุดเมื่อรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว
สำหรับบริษัทที่ต้องการจัดกิจกรรมอย่างเป็นระบบ สามารถดูบริการ เช่ารถบัสสำหรับองค์กร ของ DASH MV เพิ่มเติมได้
12. อย่าลืมวางแผนเรื่องอาหารและเวลาพัก
แม้จะเป็นเรื่องเล็ก แต่การจัดอาหารสำหรับคนจำนวนมากมีผลกับกำหนดการมาก ควรแจ้งร้านอาหารหรือโรงแรมล่วงหน้าว่ามีจำนวนกี่คน และมีข้อจำกัดด้านอาหารหรือไม่
หากเป็นทริปที่เดินทางไกล ควรมีจุดพักระหว่างทางให้พนักงานได้เข้าห้องน้ำ ยืดเส้น หรือซื้อเครื่องดื่ม การเผื่อเวลาพักไม่ได้ทำให้ทริปเสียเวลา แต่ช่วยให้พนักงานเดินทางต่อได้สบายขึ้น โดยเฉพาะเส้นทางที่ต้องนั่งรถหลายชั่วโมง
13. วางแผนเรื่องสิ่งแวดล้อมและ Carbon Footprint
บริษัทที่ให้ความสำคัญกับ ESG หรือการลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม สามารถนำเรื่องการเดินทางมาพิจารณาในการจัดทริปได้เช่นกัน การให้พนักงานจำนวนมากเดินทางด้วยรถบัสคันเดียวหรือใช้รถในจำนวนที่เหมาะสม แทนการแยกเดินทางด้วยรถยนต์ส่วนตัวจำนวนมาก เป็นหนึ่งในแนวทางที่ช่วยให้การเดินทางแบบกลุ่มมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำหรับ HR หรือทีม Sustainability ที่ต้องการศึกษาเรื่องนี้เพิ่มเติม สามารถอ่าน Carbon Footprint เพื่อทำความเข้าใจแนวคิดและนำไปประกอบการวางแผนกิจกรรมขององค์กร
14. ทำ Checklist ก่อนวันเดินทาง
เมื่อทุกอย่างถูกจองแล้ว ควรมี Checklist ก่อนเดินทางอย่างน้อย 1–2 สัปดาห์ เพื่อให้ทีม HR ตรวจสอบรายละเอียดสำคัญอีกครั้ง
- ☐ ยืนยันจำนวนผู้เดินทาง
- ☐ ยืนยันรายชื่อพนักงาน
- ☐ ยืนยันจุดขึ้นรถ
- ☐ แจ้งเวลาและสถานที่นัดหมาย
- ☐ ยืนยันรถและจำนวนคัน
- ☐ ยืนยันที่พัก
- ☐ ยืนยันร้านอาหาร
- ☐ ตรวจสอบกิจกรรม
- ☐ เตรียมเบอร์โทรผู้ประสานงาน
- ☐ แจ้งสิ่งที่พนักงานต้องเตรียม
- ☐ แจ้งกำหนดการให้พนักงานทุกคน
- ☐ เตรียมแผนสำรองกรณีฝนตกหรือกิจกรรมเปลี่ยน
- ☐ ตรวจสอบสภาพอากาศก่อนเดินทาง
- ☐ ยืนยันรายละเอียดกับผู้ให้บริการอีกครั้ง
Checklist นี้ช่วยให้ HR มองเห็นภาพรวมของทริป และลดโอกาสที่รายละเอียดสำคัญจะตกหล่น
จัดทริปบริษัทกี่วันดี?
ไม่มีจำนวนวันที่เหมาะกับทุกบริษัท เพราะขึ้นอยู่กับสถานที่และวัตถุประสงค์ของกิจกรรม หากเป็น Outing ใกล้กรุงเทพฯ และต้องการควบคุมงบประมาณ การจัดทริปแบบ 1 วัน ก็เพียงพอ โดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายเรื่องที่พัก
สำหรับบริษัทที่ต้องการทั้งกิจกรรมและเวลาพัก 2 วัน 1 คืน เป็นตัวเลือกที่ลงตัว เพราะสามารถจัดกิจกรรมในช่วงกลางวันและมีเวลาพักผ่อนในช่วงเย็น ส่วนทริป 3 วัน 2 คืน เหมาะกับเส้นทางที่อยู่ไกลหรือโปรแกรมที่ต้องการเวลาเพิ่ม เช่น การทำ Team Building ร่วมกับการท่องเที่ยวหลายสถานที่
จัดทริปบริษัทอย่างไรให้พนักงานอยากไป?
ทริปบริษัทที่ดีไม่จำเป็นต้องมีงบสูงที่สุด แต่ควรเป็นกิจกรรมที่พนักงานรู้สึกว่า อยากเข้าร่วม ก่อนเลือกกิจกรรมจึงอาจลองสำรวจความสนใจของพนักงานว่าอยากเที่ยวธรรมชาติ พักรีสอร์ต ทำกิจกรรม Team Building เที่ยวทะเล หรือมีเวลาส่วนตัวมากกว่า
การให้พนักงานมีส่วนร่วมตั้งแต่ขั้นตอนเลือกกิจกรรมช่วยให้ทริปตอบโจทย์คนส่วนใหญ่ได้มากขึ้น และอย่าลืมว่าเวลาว่างก็เป็นส่วนหนึ่งของทริปที่ดี พนักงานไม่จำเป็นต้องมีกิจกรรมตลอดทั้งวัน
ทำไมการเช่ารถบัสจึงเหมาะกับการจัดทริปบริษัท?
เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การจัดรถก็เริ่มเป็นเรื่องที่ซับซ้อนขึ้นตามไปด้วย หากใช้รถส่วนตัว พนักงานอาจเดินทางถึงสถานที่ไม่พร้อมกัน ต้องมีคนขับหลายคน และอาจเกิดปัญหาเรื่องที่จอดรถ
การใช้รถบัสพร้อมคนขับช่วยให้พนักงานเดินทางไปด้วยกัน และ HR สามารถจัดการกำหนดการได้ง่ายขึ้น ระหว่างเดินทางพนักงานยังสามารถพูดคุย ทำกิจกรรมเล็ก ๆ หรือพักผ่อนได้ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการขับรถเอง
สำหรับบริษัทที่มีพนักงานประมาณ 30–45 คน การเลือก รถบัส 30–39 ที่นั่ง หรือ รถบัส 40–45 ที่นั่ง สามารถนำมาเปรียบเทียบตามจำนวนผู้เดินทางจริงได้
DASH MV ช่วยดูแลเรื่องการเดินทางสำหรับทริปองค์กร
สำหรับ HR ที่ต้องรับผิดชอบทั้งกิจกรรมและการเดินทาง การมีผู้ให้บริการรถบัสที่สามารถประสานงานได้เป็นระบบช่วยลดภาระในการจัดทริปได้มาก DASH MV ให้บริการรถบัสพร้อมคนขับสำหรับองค์กร รองรับทั้ง Outing สัมมนา Team Building และกิจกรรมบริษัทในรูปแบบต่าง ๆ
มีรถหลายขนาดให้เลือกตามจำนวนผู้โดยสาร ตั้งแต่รถ 15–32 ที่นั่ง รถ 30–39 ที่นั่ง ไปจนถึงรถ 40–45 ที่นั่ง โดยสามารถพิจารณาจากจำนวนพนักงาน เส้นทาง จำนวนวัน และลักษณะของทริป เพื่อให้เหมาะกับการใช้งานจริง
สำหรับบริษัทที่กำลังวางแผนกิจกรรม สามารถดูรายละเอียด เช่ารถบัสสำหรับองค์กร และแจ้งข้อมูลกับทีมงานเพื่อประเมินรูปแบบรถที่เหมาะสม
สรุป Checklist จัดทริปบริษัทสำหรับ HR
การจัดทริปบริษัทที่ราบรื่นไม่ได้เกิดจากการมีสถานที่สวยหรือโรงแรมดีเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการวางแผนรายละเอียดตั้งแต่ต้น ตั้งแต่กำหนดวัตถุประสงค์ เช็กจำนวนพนักงาน ตั้งงบประมาณ เลือกสถานที่ วางกำหนดการ จัดอาหารและที่พัก รวมถึงเลือกการเดินทางให้เหมาะกับจำนวนคน
สำหรับเรื่องรถ ควรดูทั้ง จำนวนที่นั่ง สภาพรถ ระบบความปลอดภัย คนขับ และมาตรฐานการให้บริการ ไม่ควรเปรียบเทียบเพียงราคาค่าเช่า เพราะรถเป็นส่วนสำคัญที่ส่งผลต่อทั้งความสะดวกและความราบรื่นของทริป
หากบริษัทกำลังวางแผน Outing หรือสัมมนา และมีพนักงานจำนวนมาก การเช่ารถบัสพร้อมคนขับเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้ทุกคนเดินทางพร้อมกัน และทำให้ HR จัดการทริปได้ง่ายขึ้น วางแผนทริปให้ดีตั้งแต่ต้น แล้ววันเดินทางจะเหลือเวลาให้ HR สนุกกับกิจกรรมไปพร้อมกับทีมมากขึ้น
